Código de conducta para proveedores de California Water Service Group

(Fecha de entrada en vigencia: 25 de abril de 2023)

California Water Service Group y sus filiales (en conjunto, el “Grupo”) llevan a cabo actividades comerciales según los criterios más exigentes de ética, integridad, honestidad y profesionalismo, tanto en las relaciones entre sí como con sus clientes, sus accionistas, el público y las agencias gubernamentales. Tales criterios son fundamentales para que logremos el éxito a largo plazo. Por lo tanto, esperamos que todos los proveedores desarrollen sus actividades comerciales con el Grupo según normas que reflejen nuestro compromiso con la ética en las prácticas comerciales.

Específicamente, además de cumplir todas las leyes, normas y reglamentaciones correspondientes, los proveedores del Grupo deben acatar el siguiente Código de conducta para proveedores. Cualquier incumplimiento puede afectar negativamente nuestra relación comercial con un proveedor.

Trato justo

Los proveedores no deberán utilizar prácticas coercitivas, colusorias, corruptas, fraudulentas, obstructivas o prohibidas por cualquier motivo en conexión con ninguna actividad comercial relacionada con el Grupo, lo que incluye los procesos competitivos de adquisición.
Los proveedores deberán procurar obtener una ventaja competitiva únicamente a través de un rendimiento y/o productos superiores, y nunca mediante prácticas poco éticas y anticompetitivas. Los proveedores no deberán aprovecharse injustamente de nadie mediante la manipulación, la exageración, la ocultación, la tergiversación de datos, el abuso de información confidencial o privilegiada o cualquier otra práctica similar.
El Grupo prohíbe a sus proveedores involucrarse en cualquier acto de corrupción o soborno. Conforme a estas prohibiciones, los proveedores deben respetar la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero de EE. UU. (FCPA, por su sigla en inglés) y cualquier otra ley local anticorrupción y antisoborno aplicable. El Grupo alienta a sus proveedores a contar con políticas anticorrupción y antisoborno.
Los proveedores no deberán ofrecer ni aceptar sobornos, comisiones ilegales, pagos para facilitar procesos o cualquier otro incentivo similar con la expectativa de recibir un trato privilegiado.
Se prohíbe que los empleados del Grupo soliciten o acepten obsequios o atenciones comerciales, lo que incluye servicios, descuentos o cualquier otro elemento de valor, si hacerlo podría influenciar, o ser percibido como que influencia, una decisión o acción comercial. Los empleados del Grupo no podrán aceptar obsequios no monetarios de ninguna persona con la que el Grupo opere comercialmente, a menos que dicho obsequio sea de valor nominal. Los obsequios de valor mínimo son los que no superan los $150. Los obsequios en efectivo o equivalentes de efectivo, como tarjetas de regalo, certificados de regalo, cheques o préstamos, nunca están permitidos. Los familiares directos de los empleados del Grupo están sujetos a la misma política.

Conflictos de interés

Los proveedores y sus filiales y personal respectivos no deberán tener conflictos de interés al operar comercialmente con el Grupo. Es posible que se considere que un proveedor tiene un conflicto de interés si:

Tiene por lo menos uno o más socios con participación mayoritaria que tengan intereses financieros considerables (más del 5% de la propiedad de la empresa o más del 1% de los títulos en circulación de una empresa que cotiza en bolsa) en otro postor durante un proceso competitivo de adquisición por parte del Grupo;
Tiene una relación que puede facilitarle acceso a información confidencial acerca de un proceso competitivo de adquisición que podría influir en las decisiones del Grupo;
Participa en más de una oferta para un solo evento de abastecimiento del Grupo; o
Es familiar de un integrante del directorio del Grupo, del equipo de altos directivos o del personal que participa directa o indirectamente en cualquier aspecto de una decisión de adquisición, a menos que el conflicto producto de esta relación de parentesco se haya dado a conocer y se haya resuelto de manera aceptable para el Grupo.

Los proveedores deberán informar al Departamento de Adquisiciones del Grupo si ven a una persona que, mientras realiza su trabajo, es, puede ser o parece ser influenciada para modificar un proceso de toma de decisiones del Grupo en su beneficio o en beneficio de terceros.
Los proveedores deberán informar al Departamento de Adquisiciones del Grupo cualquier conflicto de intereses real o potencial que afecte o pueda afectar su capacidad de actuar en beneficio del Grupo. Los proveedores también pueden contactar a la Línea de Ayuda de Ética del Grupo al (408) 501-1720 si tienen alguna inquietud.

Ofrecer un lugar de trabajo seguro

Los proveedores establecerán y mantendrán un entorno laboral seguro. Para ello, reducirán y eliminarán peligros y riesgos, establecerán procedimientos de emergencia sensatos e integrarán prácticas de gestión de seguridad en todos sus negocios.
Los proveedores deberán tener una política escrita que refleje una política de tolerancia cero respecto de la posesión y el consumo o uso de alcohol, drogas, fuegos artificiales y armas de fuego mientras estén en instalaciones del Grupo o trabajando para el Grupo.
Alentamos a nuestros proveedores a contar con un plan de gestión de salud y seguridad que cumpla con los criterios del Grupo. Los proveedores también deberán realizar periódicamente capacitaciones en materia de salud y seguridad.

Mantener una conducta adecuada en el lugar de trabajo

Los proveedores no discriminarán a empleados o candidatos de empleo por motivos de raza, nacionalidad, edad, orientación sexual, identidad de género, enfermedad, estado civil, discapacidad, condición de inmigrante, condición de veterano de guerra, condición sindical o cualquier otra característica protegida por ley o cualquier otro factor que no esté relacionado con el trabajo en todos los aspectos de las relaciones con los empleados.
Los proveedores deberán prohibir el acoso ilícito, incluido el acoso sexual, mientras estén en instalaciones del Grupo o trabajando para el Grupo.
Mientras estén ocupándose de algún negocio relacionado con el Grupo o cuando estén presentes en instalaciones del Grupo o de clientes del Grupo, los proveedores deberán exigir que sus empleados, subcontratistas y representantes cumplan con las normas que prohíben cualquier conducta de naturaleza discriminatoria, agresiva, amenazadora, sexual o provocativa, hostil o de cualquier otra clase que podría interpretarse razonablemente como beligerante.
Los proveedores deberán proporcionar servicios y asistencia excelentes a los clientes del Grupo y al público en general. Proporcionar servicios y asistencia excelentes implica tratar todas las interacciones entre personas con profesionalismo, cordialidad y cortesía, independientemente de las circunstancias. Los empleados o subcontratistas del proveedor nunca deberán hacer uso de un lenguaje ofensivo ni proferir insultos, expresarse de manera humillante, emplear palabras o expresiones coloquiales despreciativas, o utilizar un lenguaje racista al comunicarse con el Grupo, sus clientes, funcionarios y empleados del gobierno, o con el público en general en relación con cualquier negocio relacionado con el Grupo.

Protección de la información confidencial

El término “información confidencial” hace referencia a cualquier información designada por el Grupo o sus proveedores que razonablemente podría considerarse confidencial o de propiedad exclusiva al momento de la divulgación, lo que incluye información relacionada con aspectos críticos de la infraestructura o secretos comerciales o cualquier otra propiedad intelectual del Grupo. Los proveedores deberán tomar todas las medidas razonables necesarias, entre ellas las vinculadas con ciberseguridad, para proteger la Información confidencial e impedir la divulgación de dicha Información confidencial a cualquier tercero sin previa aprobación del Grupo.

Gestión ambiental

Los proveedores deberán llevar a cabo sus actividades comerciales de manera que sea responsable desde el punto de vista ambiental y que mitigue activamente los riesgos ambientales, conserve los recursos naturales y proteja el medio ambiente.
Los proveedores deberán adoptar un enfoque sistemático para gestionar riesgos, peligros y oportunidades en relación con el medio ambiente.
Los proveedores deberán poder identificar actividades específicas de diseño y cadena de suministro que permitan reducir el impacto ambiental adverso de sus productos y servicios durante todo el ciclo de vida al tener en cuenta factores como el consumo de energía, los materiales usados y el tratamiento al final de la vida útil.
Los proveedores deberán poder hacer lo siguiente, en caso de que se les solicite:
1. Declarar el contenido completo de los productos suministrados al Grupo.
2. Declarar el consumo de energía y la eficiencia energética de sus productos.
3. Proporcionar los datos de inventario y ciclo de vida correspondientes a sus procesos y productos.
4. Proporcionar información sobre el proceso de manipulación y tratamiento al final de la vida útil de los productos entregados.
Para garantizar el cumplimiento con las normas de gestión ambiental y seguridad de los productos, el Grupo puede efectuar evaluaciones y auditorías in situ de los proveedores de vez en cuando.

Derechos humanos

Los proveedores deberán tratar a las personas con respeto y dignidad, fomentar la diversidad, promover oportunidades equitativas para todos y ayudar a la creación de una cultura ética e inclusiva.
Alentamos a nuestros proveedores a tratar a sus empleados e interactuar con sus comunidades de manera coherente con los Principios rectores de la ONU sobre las empresas y los derechos humanos en sus operaciones comerciales.

Prácticas laborales

Esperamos que nuestros proveedores cumplan con las Normas fundamentales del trabajo de la Organización Internacional del Trabajo y con el Código de conducta para eliminar la explotación laboral del Departamento de Relaciones Industriales de California.
Trabajo forzado
- Los proveedores deberán ofrecer empleo voluntario y un entorno donde los trabajadores sean libres de irse y poner término a su relación laboral u otra condición de trabajo con previo aviso razonable.
- Los proveedores nunca deberán emplear prácticas de trabajo forzado ni exigir el pago de sumas ni la entrega de identificaciones (ya sean documentos de inmigración o permisos de trabajo) como condición de empleo.
- Los proveedores nunca deberán traficar trabajadores ni explotarlos de ninguna manera por medio de amenazas, uso de la fuerza, coacción, secuestro o fraude.
Trabajo infantil
- Los proveedores deberán asegurarse de que nunca se utilice trabajo infantil. El término “trabajo infantil” hace referencia al empleo de cualquier persona que aún no tenga la edad mínima legal para trabajar. Un proveedor en ninguna circunstancia deberá permitir que los niños realicen tareas que los expongan a riesgos físicos indebidos que pueden dañar su desarrollo físico, mental o emocional, o interferir de manera indebida con sus necesidades educativas o vocacionales.
Horario de trabajo y salario
- Los proveedores deberán cumplir con todas las leyes y reglamentaciones aplicables en materia de salarios, horarios de trabajo, días de descanso y beneficios de los trabajadores.
Negociación colectiva
- Los proveedores deberán reconocer y respetar los derechos de los empleados a la libertad de asociación y a la negociación colectiva de conformidad con las leyes locales.
- Los proveedores no deberán sancionar ni someter a hostigamiento o intimidación a los trabajadores que ejerzan sin violencia su derecho a participar o abstenerse de participar en tales asociaciones y organizaciones de trabajadores.

Transferencia del código de conducta para proveedores

Alentamos a nuestros proveedores a implementar prácticas para mantener el cumplimiento con las leyes, reglamentaciones y expectativas relacionadas con el Código de conducta para proveedores o tratadas expresamente en dicho código. Alentamos a nuestros proveedores a que implementen su propio código de conducta por escrito y que apliquen los principios de tal código de conducta a las entidades que les suministran productos y servicios.

Diversidad en los proveedores

Es política del Grupo que las empresas diversas, lo que incluye las categorías reconocidas en virtud de la Orden General 156 de la California Public Utilities Commission (para California Water Service Company) y Programas de subcontratación federales (para todas las compañías del Grupo), tendrán la máxima oportunidad que sea posible de participar en la ejecución de contratos.
Los proveedores aceptan hacer su mayor esfuerzo por adjudicar subcontratos (cuando corresponda y esté disponible, y según lo requiera un contrato con una compañía del Grupo) a proveedores diversos de manera congruente con el cumplimiento eficiente de su contrato, e informar en forma precisa la subcontratación diversa.

Cumplimiento del proveedor

Los proveedores deberán proporcionar un mecanismo de reclamos anónimos a los trabajadores para que informen quejas en el lugar de trabajo.
Si un proveedor cree que un empleado o una persona que actúa en nombre del Grupo ha tenido una conducta ilegal, inmoral o indebida de cualquier otra forma, o ha incumplido este Código de conducta para proveedores, el proveedor deberá informar esta inquietud de inmediato a:
Shawn Bunting
Vicepresidente, departamento jurídico
Dirección: 1720 N. First Street, San Jose, CA 95112
E-mail: [e-mail protegido]

Línea de Ayuda de Ética. Número externo: (408) 501-1720|Número interno: extensión 80000
Nos reservamos el derecho de verificar el cumplimiento de este Código de conducta para proveedores. Los proveedores deben conservar la documentación que demuestre su cumplimiento y proporcionar al Grupo tanto esta documentación como cualquier otra información relevante cuando se solicite.
La relación de un proveedor con el Grupo no se verá afectada por una denuncia de buena fe de una posible conducta indebida.